Guilbault accorde une grande importance à la vie privée et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels.
Ce document vise à informer des pratiques adoptées par Guilbault à l’égard des renseignements personnels et a pour but d’expliquer ses politiques et procédures en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels. Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis par Guilbault, quel que soit le canal par lequel ils sont collectés. La collecte, l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels par Guilbault sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
Un renseignement personnel inclut tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
L’appui de la haute direction est essentiel à la réussite du programme de protection des renseignements personnels et à l’adoption d’une culture respectueuse de la vie privée. La haute direction de Guilbault fait la promotion du programme de protection des renseignements personnels et veille à ce que les activités de l’entreprise soient conformes aux politiques et procédures définies.
Chez Guilbault, la gestion quotidienne du programme de protection des renseignements personnels est officiellement déléguée au responsable en matière de protection des renseignements personnels. Ce dernier est chargé de mettre en œuvre l’engagement de Guilbault à gagner et à conserver la confiance des clients et des autres parties prenantes en ce qui a trait à sa manière de traiter les renseignements personnels. Le responsable est chargé de structurer, de concevoir et de gérer le programme, y compris toutes les procédures, la formation, le contrôle/la vérification, la documentation, l’évaluation et le suivi.
Dans toute situation, Guilbault s’assure d’avoir une raison légitime pour la collecte des renseignements personnels. Les raisons principales pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont les suivantes :
Par exemple, à ces fins nous pouvons recueillir les renseignements personnels
suivants :
Veuillez noter que nous ne collectons que les données qui nous aident à atteindre les raisons énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous ne recueillerons pas de données supplémentaires sans obtenir votre consentement au préalable.
À l’exception des situations permises ou requises par la loi, Guilbault ne recueillera vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles nous avons d’abord obtenu votre consentement.
Vous pouvez à tout moment décider de retirer votre consentement à la cueillette, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également faire une demande de désindexation de vos renseignements, qui pourrait mener Guilbault à cesser leur diffusion ou à désindexer un hyperlien donnant accès à ces informations. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement ou de faire désindexer vos renseignements, Guilbault pourrait ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services par la suite.
Pour le retrait de consentement ou la désindexation, une demande écrite à cet effet doit être soumise au responsable de la protection des renseignements personnels. Guilbault s’engage à respecter un délai de 30 jours pour cesser l’utilisation des renseignements.
Guilbault s’engage à limiter la collecte de renseignements personnels uniquement à ce qui est nécessaire pour établir, gérer et maintenir ses relations avec les personnes concernées et aux fins détaillées précédemment. Guilbault collecte les renseignements personnels que vous fournissez volontairement lorsque vous utilisez nos services. Ceux-ci comprennent, sans s’y limiter : la complétion d’un formulaire, les communications téléphoniques pour le paiement des services, la postulation aux offres d’emploi, et autre.
Guilbault s’engage à n’utiliser les renseignements personnels qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis. À moins d’une exception prévue par la loi, Guilbault obtiendra un nouveau consentement de la personne concernée pour utiliser les renseignements à une autre fin que celle pour laquelle le consentement original avait été obtenu.
Guilbault ne communiquera pas de renseignements personnels à des tierces parties sans avoir préalablement obtenu le consentement des personnes visées ou si les lois applicables prévoient qu’il est possible de le faire sans leur consentement.
De façon générale, les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés et stockés au Québec. Toutefois, certains de nos fournisseurs de services peuvent les entreposer à l'extérieur de la province pour les besoins des services qu’ils nous fournissent. Lorsqu’applicable, Guilbault s’assure par l’entremise d’une entente écrite que les renseignements bénéficient de contrôles assurant la protection de leur caractère confidentiel et qu’ils ne soient utilisés et conservés que pour les fins décrites dans cette politique.
Guilbault dispose d’une politique en matière de gestion du cycle de vie des renseignements personnels. À ce propos, Guilbault s’engage à ne conserver les renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire pour nous permettre de réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, nous conformer aux exigences légales et protéger nos intérêts commerciaux légitimes. Après ce délai, Guilbault s’assurera de la destruction sécuritaire des renseignements personnels, afin de conserver la confidentialité de ceux-ci et de respecter ses obligations en vertu des lois applicables.
Guilbault s’engage à prendre toutes les mesures utiles et raisonnables pour garantir l’exactitude des renseignements personnels en sa possession. Si vous remarquez des erreurs dans vos renseignements ou si vous souhaitez les mettre à jour, veuillez-nous en aviser en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Guilbault s’engage à respecter un délai de 30 jours pour effectuer les modifications nécessaires.
Guilbault utilise toutes les mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels en sa possession. Nous nous engageons à mettre en place des protections contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction, par des mesures techniques, administratives et organisationnelles appropriées de sécurité. Le niveau de protection accordé aux renseignements personnels peut dépendre des éléments suivants :
Gestion des incidents de confidentialité
Guilbault s’est doté d’un en cas d’incident touchant les données personnelles. Celui-ci est revu et amélioré de façon continue. Ce plan fait en sorte que tout incident menaçant la vie privée soit adéquatement géré et résolu de manière coordonnée. Les incidents sont consignés dans un registre pour fins de référence.
Guilbault s’engage à ce que toute personne ait facilement accès à des renseignements précis sur ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Guilbault sont gouvernées par la version courante de la présente Politique de confidentialité.
Il est possible que nous apportions occasionnellement des mises à jour à notre politique. À ce titre, nous vous invitons à la consulter régulièrement, afin de prendre connaissance des dernières modifications.
Vous pouvez en tout temps formuler une demande d’accès aux renseignements personnels qui vous concernent. Pour ce faire, veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels. Guilbault s’engage à vous répondre dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande.
En cas de refus de notre part, nous vous informerons des motifs de ce refus, sous réserve des restrictions prévues par la loi, ainsi que des recours qui s’offrent à vous.
Les questions ou les plaintes concernant la manière dont Guilbault traite les renseignements personnels peuvent être transmises au responsable de la protection des renseignements personnels. Guilbault a mis en place des procédures pour répondre aux demandes ou plaintes concernant sa manière de traiter les renseignements personnels et s’engage à mener les investigations afférentes à ces plaintes ou à celles qui concerneraient le respect de la présente politique de confidentialité.
Pour toute question ou commentaire concernant la présente politique de confidentialité ou la protection des renseignements personnels, pour exercer tout droit applicable, pour déposer une plainte ou pour obtenir des informations sur les politiques de Guilbault et ses pratiques à l'égard de tout fournisseur de services, le responsable de la protection des renseignements personnels peut être contacté par courrier électronique à l'adresse confidentialite@groupeguilbault.com ou par courrier postal à l'aide des informations de contact suivantes :
Francis Thivierge
8000, rue Armand-Viau
Bureau 300
Québec (Québec)
G2C 2E2